Nos últimos anos, muitos gestores ainda acreditam em mitos sobre aluguel de impressoras que comprometem suas decisões operacionais.
Entretanto, grande parte das percepções equivocadas sobre o outsourcing de impressão parte de informações desatualizadas ou mal interpretadas.
Ainda hoje existem dúvidas sobre custo, segurança e eficiência quando falamos em terceirização da gestão de impressoras empresariais. Muitas empresas evitam esse modelo por acharem que o controle é perdido ou que a implementação é complexa demais.
Por outro lado, o outsourcing traz soluções práticas e inteligentes para reduzir desperdícios e aumentar a produtividade. Ele permite acesso a tecnologia atualizada, manutenção especializada e monitoramento remoto, com controle total de gastos.
Neste artigo, vamos desmistificar os mitos sobre aluguel de impressoras e mostrar por que o outsourcing pode ser o caminho mais estratégico para sua empresa.
Esclarecendo os principais mitos sobre aluguel de impressoras: o que é verdade e o que é exagero
“É mais caro do que comprar um equipamento próprio”
Um dos mitos sobre aluguel de impressoras mais persistentes é que alugar impressoras sai mais caro do que comprar as próprias máquinas. Essa percepção geralmente ignora os custos escondidos do modelo de propriedade, como manutenção, compra de insumos, substituição por obsolescência e suporte técnico.
Ao contratar o serviço de outsourcing, a empresa sabe exatamente quanto vai pagar por mês. O custo é fixo e previsível, o que facilita o controle orçamentário. Isso evita surpresas com consertos inesperados ou reposições emergenciais.
Além disso, o aluguel elimina gastos com tintas, cartuchos e toners, já que esses itens estão inclusos no contrato. Isso representa uma economia significativa no longo prazo.
“Outsourcing reduz o controle das operações de impressão”
Esse argumento perde a força quando analisamos os recursos que acompanham os sistemas de outsourcing modernos. Com o monitoramento remoto, é possível acompanhar em tempo real todas as impressões da empresa.
A gestão é feita por meio de plataformas digitais que detalham em relatórios todos os dados de uso por usuário, setor, volume e horário. Assim, o gestor tem mais controle, e não menos.
A verdade é que o aluguel de impressoras com controle ativo aumenta a transparência e permite decisões baseadas em dados. Isso aperfeiçoa os processos internos e reduz desperdícios.
“Os equipamentos fornecidos são obsoletos ou de baixa qualidade”
Essa é uma falsa percepção ligada a fornecedores de baixa confiabilidade. Bons parceiros de outsourcing só trabalham com equipamentos modernos, otimizados para o ambiente corporativo.
Empresas especializadas garantem impressoras de última geração, com multifuncionalidades que agilizam a rotina. Há também substituição programada de equipamentos quando necessário.
O contrato geralmente prevê atualização tecnológica, o que assegura ao cliente acesso contínuo a máquinas eficientes, sem precisar investir novamente.
Benefícios que desmentem os mitos sobre aluguel de impressoras para empresas
Redução de custos operacionais e desperdícios
Seu departamento financeiro agradece quando o outsourcing entra em cena. A terceirização permite uma economia significativa com suprimentos, manutenção e gerenciamento interno.
A padronização de equipamentos reduz falhas técnicas. Os contratos também preveem suporte preventivo, evitando paradas inesperadas nas operações.
Com menos impressoras mal usadas e mais uso racional do papel, é possível otimizar os processos. Isso impacta diretamente na redução de custos e na melhora da eficiência.
Mais segurança da informação com controle centralizado
Ao contrário do que muitos pensam, o outsourcing fortalece a segurança dos dados impressos. Soluções gerenciadas oferecem controle de liberação por senha ou crachá, além de históricos de uso.
Esse controle evita impressões não autorizadas e extravios de documentos sensíveis. É possível restringir o acesso por colaboradores e definir políticas específicas para cada setor.
Com isso, a empresa garante conformidade com normas de LGPD e fortalece sua política de segurança interna.
Tecnologia e suporte de ponta a qualquer momento
Esqueça a ideia de que outsourcing deixa a empresa na mão. Os contratos incluem suporte técnico especializado sempre que for necessário, inclusive com atendimentos urgentes.
Além disso, as tecnologias envolvidas tornam o parque de impressão mais inteligente. Monitoramento em tempo real e notificações automáticas antecipam problemas.
Esse tipo de proatividade evita perdas de tempo e aumenta a vida útil dos equipamentos, sem impacto na produtividade da equipe.
Por que esses mitos sobre aluguel de impressoras ainda persistem no mercado?
Falta de informação e fornecedores mal qualificados
Grande parte dos mal-entendidos sobre o outsourcing de impressão é causada pela má experiência com provedores despreparados. Contratos genéricos e suporte lento reforçam a desinformação.
É essencial escolher uma empresa comprometida, com anos de mercado e foco em soluções personalizadas. Isso garante que o serviço funcione como prometido.
Contratar de forma consciente é o melhor caminho para viver os verdadeiros benefícios do outsourcing.
Preconceito com serviços terceirizados e resistência à mudança
Muitas empresas ainda têm receio de terceirizar serviços internos, achando que isso representa perda de autonomia. O que acontece, na verdade, é o inverso.
Delegar essas funções permite que a equipe interna foque em atividades de valor. O parque de impressão, por sua vez, é cuidado por quem entende do assunto.
Essa troca proporciona mais eficiência, gasto consciente e processos otimizados. O medo de mudar não pode ser maior do que a necessidade de melhorar.
Percepções desatualizadas sobre tecnologia de impressão
Equipamentos modernos oferecem integração com nuvem, liberação segura e até comandos por smartphone. Isso mostra uma evolução enorme em relação à antiga impressão corporativa.
Quem ainda associa aluguel de impressoras à limitação técnica, está desatualizado. Outsourcing hoje é sinônimo de integração, segurança e agilidade.
Atualizar a visão sobre tecnologia é o primeiro passo para evoluir a gestão dos recursos internos.
Como identificar um bom fornecedor e evitar frustrações com o outsourcing
Avalie a experiência e a reputação da empresa no mercado
Escolher um fornecedor confiável é chave para o sucesso do aluguel. Busque empresas com experiência comprovada e atuação especializada em seu segmento.
Clientes satisfeitos, presença regional e suporte técnico rápido são bons indicativos. Dê preferência a quem entende os desafios da sua realidade.
Verifique avaliações online e peça indicações antes de fechar contrato.
Contratos claros e ajustados às necessidades da sua empresa
Nada de pacotes genéricos. Um bom outsourcing é aquele que atende exatamente às carências e objetivos do seu negócio.
O contrato deve prever trocas de equipamentos, abastecimento automático, suporte full-time e controle centralizado. Analise cada cláusula para saber o que está incluso.
Evite surpresas desagradáveis. Transparência é fundamental para uma relação duradoura.
Atendimento rápido e suporte técnico especializado
Em caso de falha ou dúvida, a empresa fornecedora precisa estar pronta para agir. Atendimento ágil evita gargalos e tempo parado.
Além disso, é importante que a assistência técnica seja composta por profissionais qualificados, com domínio dos modelos instalados. Isso agiliza o diagnóstico e a solução de problemas.
Escolha um parceiro com canais de comunicação eficientes e tempo de resposta garantido.
Retoner: mais de 20 anos descomplicando o outsourcing de impressão no Recife
Com mais de duas décadas de atuação em Recife, a Retoner é referência em locação de impressoras e assistência técnica especializada. Nosso foco é ajudar empresas a elevarem sua produtividade com mais economia.
Oferecemos planos personalizados, suporte técnico ágil e tecnologia de ponta. Nossa equipe entende as dores reais dos gestores e entrega soluções claras, descomplicadas e confiáveis.
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