A gestão eficiente de um escritório vai muito além de manter a equipe motivada e as contas em dia. Ela passa, necessariamente, pela escolha inteligente das ferramentas de trabalho. Em um mercado corporativo cada vez mais digital, mas que ainda depende de documentos físicos, surge um dilema comum para gestores em Recife e em todo o Brasil: comprar equipamentos ou optar pelo aluguel de multifuncionais?
Antigamente, ter o ativo (a máquina) dentro da empresa era visto como sinal de robustez. Hoje, a lógica mudou. A agilidade, a previsibilidade de custos e o acesso à tecnologia de ponta tornaram a locação (ou outsourcing de impressão) a modalidade preferida de empresas que visam o crescimento sustentável.
Neste artigo, vamos explorar a fundo como o aluguel de multifuncionais pode transformar a rotina do seu negócio, centralizar funções vitais e eliminar gargalos de manutenção que drenam a produtividade da sua equipe.
Boa leitura!
O cenário atual da gestão de documentos
Antes de falarmos sobre os benefícios contratuais, é preciso entender o equipamento. A impressora multifuncional moderna não é apenas uma “máquina de xerox”. Ela é um hub de processamento de documentos.
Empresas que ainda operam com impressoras domésticas, scanners de mesa separados e máquinas de fax antigas sofrem com a descentralização. O colaborador perde tempo indo de um aparelho para outro, instalando drivers diferentes e lidando com falhas de compatibilidade.
Ao investir no aluguel de multifuncionais, você traz para o escritório equipamentos capazes de:
- Imprimir em alta velocidade e qualidade profissional;
- Digitalizar documentos diretamente para a nuvem, e-mail ou pastas de rede;
- Copiar com recursos avançados de ampliação e redução;
- Gerenciar fluxos de trabalho de forma segura.
Essa centralização é o primeiro passo para uma eficiência operacional real. Mas por que alugar é melhor que comprar?
6 Motivos estratégicos para optar pelo aluguel de multifuncionais
A decisão pelo outsourcing envolve uma análise de Custo Total de Propriedade (TCO). Muitas vezes, o preço de compra da impressora é apenas a “ponta do iceberg”. Abaixo, a manutenção, os insumos e a depreciação formam um custo invisível e alto. Veja como a locação resolve isso.
1. Transformação de CAPEX em OPEX
Para muitas empresas, o fluxo de caixa é rei. Comprar uma frota de multifuncionais de ponta exige um alto investimento inicial (CAPEX – Capital Expenditure). Isso imobiliza um capital que poderia ser usado para contratar vendedores, investir em marketing ou expandir a sede.
O aluguel de multifuncionais transforma esse custo em uma despesa operacional mensal (OPEX – Operational Expenditure). Você paga apenas pelo serviço, preservando seu capital de giro. Além disso, para empresas optantes pelo regime de Lucro Real, a fatura do aluguel pode ser deduzida como despesa no Imposto de Renda, gerando benefício fiscal.
2. Eliminação de custos com manutenção corretiva
Não há nada pior para a produtividade do que uma impressora parada no dia do fechamento mensal. Quando a máquina é própria, a responsabilidade é sua: encontrar um técnico, pagar a visita, aprovar o orçamento da peça (que muitas vezes é importada e cara) e esperar o conserto.
Na locação com a Retoner, a “dor de cabeça” técnica deixa de ser sua. O contrato de aluguel de multifuncionais já contempla:
- Manutenção preventiva periódica;
- Substituição de peças desgastadas;
- Mão de obra especializada;
- Suporte técnico rápido.
Se a máquina parar, a responsabilidade de colocá-la para rodar (ou substituí-la imediatamente) é da locadora, garantindo a continuidade do seu negócio.
3. Gestão inteligente de suprimentos (Toner e Cartuchos)
Um dos maiores ralos de dinheiro em escritórios é a compra de suprimentos. Sem controle, compram-se toners errados, estoques ficam parados ou, pior, o toner acaba no meio de uma impressão importante.
No modelo de locação, o fornecimento de insumos (toner, cilindros, reveladores) está incluso. Muitas multifuncionais modernas possuem sistemas de monitoramento remoto. Isso significa que a Retoner sabe quando seu toner está acabando e envia a reposição antes mesmo de você solicitar. O desperdício é reduzido a zero e você nunca mais precisará fazer cotações de cartuchos de última hora.
4. Acesso à tecnologia de ponta (Anti-Obsolescência)
A tecnologia de impressão avança rápido. Uma impressora comprada hoje estará obsoleta em 3 ou 4 anos. Ela ficará mais lenta, incompatível com os novos Windows ou MacOS, e suas peças ficarão mais raras.
Ao optar pelo aluguel de multifuncionais, o risco da obsolescência é do fornecedor. Ao final do contrato (geralmente 24 ou 36 meses), é possível renovar o parque de máquinas por equipamentos zero quilômetro, mais modernos e econômicos, sem custo adicional de aquisição. Sua empresa estará sempre na vanguarda tecnológica.
5. Controle total do que é impresso (Bilhetagem)
Você sabe quem imprime o quê na sua empresa? É comum que, sem controle, funcionários utilizem impressoras coloridas para documentos internos ou pessoais, elevando os custos drasticamente.
As multifuncionais de locação vêm integradas com softwares de bilhetagem e gestão. Com eles, é possível:
- Criar cotas de impressão por setor ou usuário;
- Restringir a impressão colorida apenas para quem realmente precisa;
- Implementar a “impressão segura” (o documento só sai quando o usuário digita a senha na máquina), evitando papéis confidenciais esquecidos na bandeja.
6. Sustentabilidade e ESG
Empresas modernas se preocupam com o meio ambiente. O aluguel de multifuncionais contribui para suas metas de sustentabilidade. Equipamentos mais novos consomem menos energia elétrica e possuem modos de hibernação eficientes. Além disso, o controle rigoroso de impressão reduz drasticamente o consumo de papel e a geração de lixo eletrônico, pois a destinação correta de peças e toners vazios fica a cargo da empresa locadora.
O aluguel de multifuncionais serve para minha empresa?
Existe um mito de que o outsourcing de impressão é vantajoso apenas para grandes corporações ou órgãos públicos. Isso não é verdade. A flexibilidade dos contratos permite atender demandas de todos os tamanhos.
Pequenas Empresas e Profissionais Liberais
Para escritórios de advocacia, contabilidade ou clínicas médicas, uma única multifuncional robusta pode substituir três impressoras pequenas. O ganho de espaço e a qualidade profissional na apresentação dos documentos justificam o investimento.
Médias Empresas e Varejo
Para empresas com diversos departamentos, o aluguel de multifuncionais permite distribuir máquinas estrategicamente (uma no financeiro, uma no RH, uma na expedição), todas conectadas em rede, facilitando o fluxo de informações e o controle de custos por centro de custo.
Grandes Operações e Indústrias
Para grandes volumes, a locação oferece máquinas de alta produção, capazes de imprimir milhares de páginas por hora, com acabamentos profissionais (grampeamento, furos) e softwares de gestão documental (GED) integrados.
Como a centralização aumenta a eficiência operacional?
Vamos imaginar um cenário prático. No setor financeiro de uma empresa, chegam dezenas de notas fiscais por dia.
Sem multifuncional alugada: O funcionário recebe o papel, tira uma cópia física para arquivar (gastando papel e espaço), e depois tenta escanear em um scanner lento para mandar por e-mail. Com multifuncional alugada: O funcionário insere o lote de notas no alimentador automático, selecionando a opção “Enviar para Pasta Financeiro” no painel touch screen. Em segundos, todos os arquivos estão digitalizados, nomeados e salvos na rede segura da empresa.
Essa agilidade libera horas de trabalho da equipe, que pode focar em análise de dados e estratégia, em vez de tarefas manuais repetitivas.
Escolhendo o parceiro ideal em Recife: O padrão Retoner
O mercado de aluguel de multifuncionais cresceu, mas nem todos os fornecedores entregam o mesmo nível de serviço. O segredo do sucesso no outsourcing não é apenas a marca da impressora, mas a qualidade do atendimento pós-venda.
Ao buscar um parceiro, avalie:
- Tempo de SLA (Acordo de Nível de Serviço): Quão rápido o técnico chega em caso de falha?
- Qualidade dos insumos: A empresa usa toners de boa procedência que garantem a qualidade da impressão?
- Consultoria: O vendedor tenta “empurrar” a máquina mais cara ou analisa sua demanda real?
A Retoner se orgulha de ser uma referência em Recife. Nós não apenas alugamos máquinas; nós desenhamos projetos de eficiência. Nossa equipe analisa o volume de impressão atual, os gargalos do seu escritório e propõe o equipamento exato para sua necessidade — nem mais, nem menos.
Além disso, nossa proximidade geográfica permite um atendimento ágil e humanizado, garantindo que sua empresa nunca pare.
Percebeu que alugar é investir na sua empresa!
Investir no aluguel de multifuncionais é uma decisão de inteligência corporativa. É trocar custos variáveis e imprevisíveis por uma mensalidade fixa e controlada. É trocar equipamentos que dão defeito e ficam obsoletos por tecnologia de ponta e suporte especializado.
Se o objetivo da sua empresa é crescer, reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência da equipe, a locação é o caminho natural. Deixe a gestão das impressoras com quem entende do assunto e foque no core business do seu negócio.
Pronto para modernizar seu escritório?
Não espere a próxima impressora quebrar para tomar uma atitude. A equipe da Retoner está pronta para fazer um diagnóstico gratuito do seu parque de impressão atual e mostrar quanto você pode economizar migrando para o aluguel.
Entre em contato conosco hoje mesmo e leve a eficiência da sua empresa para o próximo nível.
